← KIEROWNIK.AI

Regulamin usługi KIEROWNIK.AI

Wersja 7 z 4 października 2026 r. (zastępuje wersję 6 z 21 września 2026 r.). Obowiązuje nowych klientów od dnia publikacji, dotychczasowych klientów od 18 października 2026 r. (§ 14 ust. 2). Zmiany względem wersji 6: płatność roczna do wyboru (§ 1, § 4 ust. 2 i 10, § 13 ust. 1–2, załącznik 1) oraz w § 8 ust. 4 i § 9 ust. 1 doprecyzowanie dla wariantu rocznego (liczenie w miesiącach i od 1/12 opłaty rocznej) — warunki płatności miesięcznej się nie zmieniają. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Częścią regulaminu są: umowa powierzenia danych (załącznik 2) i polityka prywatności.

§ 1. Usługodawca i definicje

1. Usługodawca: Dawid Tyrek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Dawid Tyrek Dimport”, ul. Tadeusza Boya-Żeleńskiego 1, 59-400 Jawor, NIP 6951532194, e-mail kontakt@kierownik.ai (dalej także „my”).
2. Usługa: dostęp do platformy KIEROWNIK.AI (aplikacja w przeglądarce pod adresem app.kierownik.ai, powiadomienia, kanał WhatsApp, kanał telefoniczny) w zakresie wybranego planu, wraz z usługą wdrożenia.
3. Klient: przedsiębiorca, który zamówił usługę. Użytkownik: osoba, której klient nadał dostęp (szef, brygadzista, biuro, pomocnik). Klient odpowiada za użytkowników jak za siebie.
4. Plan (abonament): zestaw funkcji i limitów (liczba kont, limit AI, źródła danych, kanały) z aktualnego cennika na stronie kierownik.ai. Usługa jest dostępna w planach Budowa i Kierownik; ich zakres i cennik na dzień tej wersji regulaminu są w załączniku 1. Wdrożenie: jednorazowa usługa uruchomienia opisana w § 4.
5. Funkcje AI: wszystkie funkcje usługi oparte na modelach sztucznej inteligencji, rozpoznawaniu i syntezie mowy oraz automatycznym odczycie dokumentów i zdjęć: asystent (czat, WhatsApp, telefon), raporty i podsumowania, odczyt dokumentów, klasyfikacja wiadomości, alarmy generowane przez model.
6. Dostawcy zewnętrzni: podmioty, z których usług korzysta usługa: dostawcy modeli AI (m.in. Anthropic), rozpoznawania i syntezy mowy (m.in. ElevenLabs), telefonii (m.in. Twilio i operatorzy), komunikatorów (Meta / WhatsApp), hostingu, płatności oraz usług, które klient sam podłącza (poczta, dysk, bank, kalendarz).
7. Limit AI: miesięczna kwota w złotych opisana w § 5. Okres rozliczeniowy: jeden miesiąc liczony od dnia uruchomienia usługi, a w wariancie rocznym (§ 4 ust. 10) 12 miesięcy liczonych od dnia zapłaty. Limit AI jest zawsze miesięczny.
8. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Dla kogo jest usługa (status klienta)

1. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i tylko na potrzeby ich działalności gospodarczej. Nie świadczymy usługi konsumentom.
2. Klient będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, zamawiając usługę, oświadcza, że umowa ma dla niego charakter zawodowy: dotyczy organizacji pracy, ewidencji i rozliczeń jego firmy, i że nie zawiera jej jako konsument.
3. Jeżeli mimo to przepisy bezwzględnie obowiązujące przyznają klientowi uprawnienia konsumenta, stosuje się je w miejsce sprzecznych z nimi postanowień regulaminu, a pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Klient taki ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. Składając zamówienie, klient żąda rozpoczęcia świadczenia usługi (w tym wdrożenia) przed upływem tego terminu i przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu wdrożenia traci prawo odstąpienia w zakresie wdrożenia, a przy odstąpieniu w trakcie okresu rozliczeniowego płaci za usługę proporcjonalnie do czasu jej świadczenia.
4. Osoba składająca zamówienie oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania klienta i do zawarcia umowy, w tym umowy powierzenia danych.

§ 3. Zawarcie umowy, konto, płatność z góry

1. Zamówienie składa się e-mailem, przez WhatsApp, telefonicznie lub przez formularz na stronie, podając: nazwę firmy, NIP, imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail do faktur i komunikacji.
2. Umowa jest zawarta z chwilą zaksięgowania wpłaty za pierwszy okres rozliczeniowy oraz (jeśli dotyczy) pierwszej części opłaty wdrożeniowej, po akceptacji regulaminu. Zapłata faktury proforma oznacza akceptację regulaminu, cennika, umowy powierzenia i polityki prywatności w wersji obowiązującej w dniu zapłaty.
3. Konto uruchamiamy po zaksięgowaniu płatności, nie później niż w następnym dniu roboczym. Usługa nie ma bezpłatnego okresu próbnego; przed zamówieniem klient może poznać jej działanie w rozmowie z usługodawcą, na danych przykładowych.
4. Dostęp odbywa się przez kod firmy i PIN nadawany każdemu użytkownikowi osobno, a dla wybranych kanałów przez numer telefonu przypisany do użytkownika. Klient odpowiada za ochronę PIN-ów i numerów, za działania użytkowników oraz za skutki udostępnienia dostępu osobom nieuprawnionym. Zgłoszenie utraty PIN-u lub numeru przyjmujemy e-mailem i przez WhatsApp; do czasu zgłoszenia działania wykonane z użyciem dostępu klienta uważa się za działania klienta.
5. Możemy odmówić zawarcia umowy lub uruchomienia konta bez podania przyczyny (w szczególności gdy nie da się zweryfikować firmy, gdy zachodzi ryzyko naruszenia prawa lub konflikt interesów), zwracając otrzymaną wpłatę w 5 dni roboczych.
6. Do umowy stosuje się warunki obowiązujące w dniu jej zawarcia, z zastrzeżeniem zmian wprowadzanych zgodnie z § 14. Cennik obowiązuje dla zamówień złożonych od dnia jego publikacji; do umów wcześniejszych stosuje się warunki z dnia ich zawarcia.

§ 4. Plany, ceny, wdrożenie, faktury

1. Plany, ceny i limity określa cennik na stronie kierownik.ai (na dzień tej wersji: załącznik 1). Ceny są cenami netto; doliczamy VAT według obowiązującej stawki. Płatność następuje z góry za każdy okres rozliczeniowy; okres odnawia się automatycznie do czasu rezygnacji.
2. Faktury wystawiamy elektronicznie na dane podane przez klienta, na co klient wyraża zgodę. Fakturę za kolejny okres wystawiamy do 7 dni przed jego początkiem, z terminem płatności do końca bieżącego okresu. Dopłaty (nadwyżka AI, dodatkowe konta, pakiety, prace dodatkowe) doliczamy do najbliższej faktury. W wariancie rocznym przypomnienie o odnowieniu wysyłamy co najmniej 14 dni przed końcem roku, a przy płatności przelewem w tym terminie wysyłamy też fakturę; dopłaty (konta ponad limit, nadwyżka AI, prace dodatkowe) fakturujemy co miesiąc.
3. Dodatkowe konta i zakres: każde konto ponad limit planu, aktywne w okresie rozliczeniowym, kosztuje kwotę z cennika. Większa liczba źródeł danych, procesów, integracje niestandardowe, praca człowieka ponad opisany zakres, praca u klienta i dojazd są wyceniane odrębnie przed rozpoczęciem. Usługa nie obejmuje nieograniczonej obsługi sekretarskiej, dowolnych zmian w oprogramowaniu ani nieograniczonego użycia funkcji AI i kanałów.
4. Wdrożenie planu Budowa (opłata jednorazowa z cennika, płatna przed startem): zdalna konfiguracja firmy, import listy adresów i odcinków (do 200 pozycji), PIN-y dla użytkowników i krótki pokaz, łącznie do 2 godzin pracy. Odbiór oznacza działający dostęp właściciela i użytkowników oraz zaimportowaną listę adresów. Import dokumentów, integracje i praca u klienta nie wchodzą w zakres tego planu.
5. Wdrożenie planu Kierownik (opłata jednorazowa z cennika, płatna w dwóch równych częściach: po uzgodnieniu zakresu i przed rozpoczęciem pracy oraz po odbiorze): rozmowa o firmie, konfiguracja, uzgodnione zasady firmy, uzgodniony pierwszy import danych, sprawdzenie działania oraz przekazanie i krótkie szkolenie użytkowników. Zakres ustalamy przed płatnością; obejmuje do 8 godzin pracy wdrożeniowej oraz pierwszy import do 500 dokumentów i łącznie do 1 000 stron. Odbiór wdrożenia oznacza: działający dostęp właściciela, obsłużone uzgodnione źródła i importy, trzy uzgodnione procesy sprawdzone na przykładach odbiorowych, sprawdzony pierwszy wynik oraz przekazaną instrukcję i szkolenie. Jeżeli klient nie zgłosi uwag w 7 dni od przekazania, wdrożenie uważa się za odebrane.
6. Opłata wdrożeniowa jest wynagrodzeniem za wykonaną pracę i nie podlega zwrotowi po rozpoczęciu wdrożenia. Abonament rozpoczyna się z dniem uruchomienia konta (Budowa) lub odbioru wdrożenia (Kierownik).
7. Wariant z rozłożonym uruchomieniem (plan Kierownik): zamiast opłaty jednorazowej strony mogą ustalić podwyższoną opłatę miesięczną przez pierwsze 6 miesięcy według cennika, przy początkowym zobowiązaniu na 6 miesięcy. Jeżeli umowa zakończy się przed upływem 6 miesięcy z przyczyn leżących po stronie klienta (rezygnacja, brak płatności, naruszenie), klient dopłaca różnicę między jednorazową opłatą wdrożeniową a sumą już zapłaconych nadwyżek ponad standardową opłatę miesięczną. Wariant obowiązuje wyłącznie, jeżeli został wyraźnie ustalony w zamówieniu.
8. Opóźnienie w płatności: naliczamy odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Po 7 dniach od terminu usługa przechodzi w tryb odczytu (czyta i liczy, nie wysyła, funkcje AI wstrzymane), po 30 dniach konto zostaje zawieszone, po 90 dniach dane są usuwane po uprzedzeniu e-mailem. Uregulowanie płatności przywraca usługę; nie przywracamy danych usuniętych po 90 dniach.
9. Zmiana planu: na wyższy w każdej chwili (klient dopłaca różnicę w opłacie wdrożeniowej i proporcjonalną różnicę abonamentu), na niższy od następnego okresu rozliczeniowego. Przy zmianie na niższy plan funkcje i dane nieobjęte niższym planem przestają być dostępne; eksport na zasadach § 13.
10. Płatność roczna (plany Budowa i Kierownik): klient może opłacić abonament z góry za 12 miesięcy według cennika (na dzień tej wersji: Budowa 4 900 zł netto, Kierownik 19 900 zł netto), bez opłaty wdrożeniowej; zakres wdrożenia jak w ust. 4–5. Okres roczny liczymy od dnia zapłaty. Cena jest stała do końca opłaconego roku. Okres odnawia się automatycznie na kolejny rok po cenie z cennika z dnia odnowienia. Rezygnacja działa ze skutkiem na koniec opłaconego roku; za niewykorzystane miesiące nie zwracamy opłaty, z zastrzeżeniem § 13 ust. 2–3 oraz trwałego zakończenia funkcji przez usługodawcę (§ 5), gdy klient może zrezygnować i otrzymać zwrot za pełne niewykorzystane miesiące. Zmiana na plan wyższy w trakcie roku: dopłata proporcjonalna za pozostałe pełne miesiące; na plan niższy lub na płatność miesięczną: od kolejnego roku.

§ 5. Funkcje AI, limit AI i zmiany cen dostawców

1. Charakter funkcji AI. Funkcje AI oraz kanały WhatsApp i telefon są funkcjami dodatkowymi usługi. Opierają się na usługach dostawców zewnętrznych, na których ceny, dostępność, jakość, limity i warunki usługodawca nie ma wpływu. Podstawowym przedmiotem umowy (rdzeń usługi) są: panel firmy, konta użytkowników, ewidencja adresów, odcinków, wpisów i zdjęć, rozliczenia liczone według danych klienta, przypomnienia i eksport danych. Rdzeń usługi działa niezależnie od funkcji AI.
2. Limit AI. Każdy plan zawiera miesięczny limit użycia funkcji AI i kanałów, wyrażony w złotych jako koszt dostawców zewnętrznych (tokeny modeli, minuty rozpoznawania i syntezy mowy, minuty połączeń, wiadomości), liczony według cenników dostawców i kursów walut obowiązujących w chwili użycia, według wyliczenia usługodawcy. Kwotę limitu dla każdego planu określa cennik; bieżące wykorzystanie i limit klient widzi w aplikacji (Pakiet i płatność). Limit jest kwotą, nie liczbą zapytań, wiadomości ani minut: jeżeli dostawca podniesie cenę, zmieni sposób liczenia albo wzrośnie kurs waluty, w ramach tego samego limitu mieści się mniej operacji. Nie jest to zmiana umowy ani cennika i nie wymaga uprzedzenia.
3. Po wyczerpaniu limitu funkcje AI są wstrzymywane do końca okresu rozliczeniowego (ustawienie domyślne). Klient może w ustawieniach wybrać dopłatę: koszt dostawców z chwili użycia pomnożony przez mnożnik podany w cenniku i w aplikacji, doliczany do najbliższej faktury. Bez wyboru klienta dopłata nie jest naliczana. Klient może też dokupić pakiet limitu według cennika. Wybór dopłaty obejmuje wszystkie okresy do jego odwołania w ustawieniach.
4. Prawo ograniczenia. Usługodawca może w każdym czasie, bez wypowiadania umowy i bez obowiązku zwrotu opłat, w całości lub w części, wobec wszystkich lub wybranych klientów:
   1. obniżyć limit AI, wprowadzić limity dzienne lub godzinowe, kolejkowanie zapytań albo spowolnienie odpowiedzi;
   2. zmienić model, jego wersję lub dostawcę, w tym na tańszy lub mniej dokładny („tryb oszczędny”), albo ograniczyć długość i liczbę przetwarzanych treści;
   3. wyłączyć lub ograniczyć poszczególne funkcje AI (asystent, telefon, głos, odczyt dokumentów, raporty, alarmy) albo kanały (WhatsApp, telefon);
   4. zmienić mnożnik dopłaty, ceny pakietów limitu i sposób liczenia kosztu dostawców;
   jeżeli: dostawca zewnętrzny podniósł ceny, zmienił warunki, limity lub sposób rozliczania; wzrósł kurs waluty rozliczeniowej dostawcy; dostawca ograniczył, zawiesił lub zakończył usługę albo wypowiedział lub odmówił zawarcia umowy; wymagają tego przepisy, decyzje organów, sankcje lub warunki dostawców (w tym przepisy o sztucznej inteligencji); wykryto nadużycie, automatyczne odpytywanie albo użycie sprzeczne z regulaminem; koszt dostawców wywołany przez klienta w okresie rozliczeniowym przekroczył 25 % opłaty abonamentowej za ten okres; jest to konieczne dla bezpieczeństwa, stabilności usługi lub ochrony innych klientów; albo gdy z innych przyczyn dalsze świadczenie funkcji AI w dotychczasowym zakresie stało się dla usługodawcy nieopłacalne lub niemożliwe. O ograniczeniu informujemy w aplikacji lub e-mailem, w miarę możliwości z wyprzedzeniem; ograniczenia wynikające z działań dostawców, organów lub z bezpieczeństwa wprowadzamy ze skutkiem natychmiastowym.
5. Zmiana cen i limitów. Jeżeli koszty dostawców zewnętrznych, hostingu lub telekomunikacji wzrosną, usługodawca może od następnego okresu rozliczeniowego podnieść cenę planu, obniżyć limit AI, podnieść mnożnik dopłaty albo zmienić ceny pakietów, informując co najmniej 14 dni wcześniej (zmiana mnożnika, pakietów i cen dopłat: 7 dni). Opłacony okres nie ulega zmianie. Klient, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować ze skutkiem na koniec bieżącego okresu; brak rezygnacji do dnia wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację. Dopłaty za nadwyżkę są zawsze liczone według cen dostawców z chwili użycia.
6. Zaprzestanie funkcji AI. Usługodawca może trwale zakończyć świadczenie funkcji AI lub kanału za 30-dniowym uprzedzeniem, a ze skutkiem natychmiastowym, gdy dostawca zakończył usługę, odmówił jej świadczenia albo wymagają tego przepisy lub decyzje organów. Rdzeń usługi działa dalej. Jeżeli w planie Kierownik trwale wyłączymy asystenta, od następnego okresu klient płaci cenę planu Budowa albo rezygnuje na koniec okresu; jest to jedyne uprawnienie klienta z tego tytułu. Z tytułu ograniczenia, zmiany lub zakończenia funkcji AI klientowi nie przysługują roszczenia odszkodowawcze, zwrot opłat za bieżący okres ani obniżenie ceny ponad to, co wynika z tego ustępu.
7. Wyniki AI. Modele sztucznej inteligencji popełniają błędy, mogą pominąć lub zmyślić informacje. Nie gwarantujemy poprawności, kompletności ani aktualności wyników (rozliczeń, odczytów dokumentów, odpowiedzi, raportów, alarmów). Wyniki wymagają sprawdzenia przez klienta przed ich użyciem, w szczególności wobec pracowników, kontrahentów, urzędów i banków. Klient nie opiera na wynikach AI, jako jedynej podstawie, decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób (np. wypowiedzenie, potrącenie z wynagrodzenia, kara). Usługa nie jest doradztwem prawnym, podatkowym, księgowym, kadrowym ani BHP.
8. Dane u dostawców. Do dostawców modeli i mowy przekazujemy tylko fragmenty treści potrzebne do wykonania konkretnego zadania. Dostawcy, z których korzystamy, nie wykorzystują tych danych do trenowania modeli. Część dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na zasadach opisanych w umowie powierzenia. Klient, korzystając z funkcji AI, akceptuje przekazanie danych tym dostawcom. Klient, który tego nie chce, wyłącza funkcje AI w ustawieniach albo nie wprowadza takich danych.
9. Oznaczanie AI. Rozmówcy telefoniczni oraz adresaci wiadomości generowanych przez usługę są informowani, że mają do czynienia z asystentem AI. Klient nie może tego wyłączyć ani przedstawiać asystenta jako człowieka.
10. Własny klucz dostawcy (BYOK). Na uzgodnienie klient może podać własny klucz dostawcy modeli. Wtedy koszty tych funkcji ponosi bezpośrednio u dostawcy, limit AI w tym zakresie nie obowiązuje, a usługodawca nie odpowiada za rozliczenia klienta z dostawcą, za dostępność klucza ani za skutki jego wyczerpania lub blokady.

§ 6. Kanały i integracje: WhatsApp, telefon, powiadomienia, źródła danych

1. WhatsApp. Kanał działa przez usługę Meta Platforms i operatorów telekomunikacyjnych, na ich warunkach. Może być czasowo niedostępny, ograniczony, zmieniony lub wyłączony bez winy usługodawcy, także w wyniku decyzji Meta. Numer asystenta może ulec zmianie. Klient informuje swoich użytkowników o zasadach kanału.
2. Telefon. Numer i połączenia realizują operatorzy telekomunikacyjni. Usługodawca nie jest przedsiębiorcą telekomunikacyjnym i nie świadczy usług telekomunikacyjnych. Nie gwarantujemy zestawienia każdego połączenia ani jakości głosu. Kanał telefoniczny nie służy do połączeń alarmowych ani do spraw wymagających natychmiastowej reakcji człowieka. Rozmowy są nagrywane i przepisywane, o czym rozmówca jest informowany na początku rozmowy; klient odpowiada za poinformowanie osób, którym udostępnia numer, oraz za zgodność takiego użycia z prawem w jego firmie.
3. Powiadomienia. Wysyłamy wyłącznie na numery i adresy wpisane przez klienta do zespołu lub listy kontaktów, na zlecenie klienta i w jego imieniu. Klient odpowiada za zgodność wysyłek z prawem (w tym z przepisami o komunikacji elektronicznej i informacji handlowej) oraz za zgody i informacje wobec adresatów. Możemy wstrzymać wysyłki przy skargach, blokadach operatorów lub podejrzeniu spamu.
4. Integracje. Klient podłącza własne konta (poczta, dysk, bank, kalendarz, inne) i odpowiada za uprawnienia, warunki tych usług i zakres udzielonego dostępu; dane logowania i tokeny przechowujemy zaszyfrowane. Dostawca integrowanej usługi może zmienić lub wyłączyć interfejs, zablokować dostęp albo zmienić warunki; integracja przestaje wtedy działać bez winy usługodawcy, który może ją wyłączyć albo zaproponować odpłatną zmianę. Nie odpowiadamy za działanie, dostępność, blokady, zmiany ani treści w usługach podłączonych przez klienta.
5. Import plików (xlsx, CSV, zdjęcia, dokumenty): dane są przetwarzane według mapowania i sum kontrolnych zatwierdzonych przez klienta; nie odpowiadamy za skutki błędów w plikach źródłowych ani w zatwierdzonym mapowaniu. Import można cofnąć w aplikacji w zakresie, w jakim aplikacja to umożliwia.
6. Funkcje testowe. Funkcje oznaczone jako testowe („beta”, „nowość”, „pilot”) udostępniamy bez gwarancji działania; mogą zostać zmienione lub wycofane bez uprzedzenia.

§ 7. Zasady korzystania i obowiązki klienta

1. Klient korzysta z usługi zgodnie z prawem, regulaminem i dobrymi obyczajami, wyłącznie na potrzeby własnej firmy. Wprowadza tylko dane, do których ma prawo, zapewnia podstawę prawną ich przetwarzania oraz informuje swoich pracowników, współpracowników i kontrahentów o przetwarzaniu ich danych w usłudze, o nagrywaniu rozmów i o otrzymywaniu powiadomień.
2. Zabronione jest w szczególności: dostarczanie treści bezprawnych; wysyłanie niezamówionych informacji handlowych; wprowadzanie danych innych firm bez prawa do nich; próby dostępu do danych innych klientów; obchodzenie limitów (np. przez wiele kont); automatyczne odpytywanie usługi, pobieranie jej zawartości i testowanie zabezpieczeń bez zgody; odtwarzanie kodu, kopiowanie układu, tekstów, szablonów i procesów; udostępnianie lub odsprzedaż usługi osobom trzecim; wykorzystywanie usługi lub jej wyników do budowy produktu konkurencyjnego; wprowadzanie treści mających na celu zmianę zachowania asystenta wbrew zasadom usługi; wprowadzanie danych szczególnych kategorii (m.in. o zdrowiu, karalności, poglądach) ponad to, co konieczne do prowadzenia firmy, a jeśli klient je wprowadza, robi to na własną odpowiedzialność.
3. Usługa wspiera decyzje, ale ich nie podejmuje: wiadomości do osób spoza firmy klienta, rozliczenia i plany wymagają zatwierdzenia przez użytkownika, chyba że klient sam włączył wysyłkę automatyczną dla wybranego typu wiadomości lub wydał asystentowi polecenie w kanale. Polecenia wydane przez uprawnionego użytkownika w aplikacji, przez WhatsApp lub telefon uważa się za polecenia klienta.
4. Przy naruszeniu regulaminu, zagrożeniu bezpieczeństwa, żądaniu organu, skardze osoby trzeciej lub uzasadnionym podejrzeniu nadużycia możemy natychmiast zawiesić konto, użytkownika, kanał lub funkcję, usunąć treści bezprawne i wezwać klienta do wyjaśnień. Zawieszenie nie zwalnia z opłat i nie uprawnia do zwrotu.
5. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka (Chrome, Safari, Firefox lub Edge w wersji z ostatnich 2 lat) z włączoną obsługą JavaScript i pamięci przeglądarki, dostęp do internetu, telefon z aparatem do zdjęć, numer telefonu z WhatsApp dla kanału WhatsApp. Nie odpowiadamy za sprzęt, oprogramowanie ani łącze klienta.
6. Klient dba o własne kopie ważnych danych (eksport dostępny w aplikacji) oraz o aktualność danych kontaktowych i rozliczeniowych.

§ 8. Dostępność, przerwy, siła wyższa

1. Dokładamy starań, aby usługa była dostępna całą dobę, ale nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności. Planowane przerwy techniczne ogłaszamy w aplikacji i wykonujemy w godzinach nocnych; przerwy awaryjne mogą nastąpić bez uprzedzenia.
2. Kopie zapasowe wykonujemy codziennie i przechowujemy w Unii Europejskiej. Przywrócenie z kopii może oznaczać utratę danych z ostatnich 24 godzin.
3. Nie odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi spowodowane siłą wyższą lub zdarzeniami poza naszą kontrolą, w tym: awariami, ograniczeniami lub zmianami u dostawców zewnętrznych (hosting, modele AI, mowa, telefonia, Meta, Microsoft, Google, operatorzy płatności), atakami na infrastrukturę, awariami sieci i energii, zmianami prawa, decyzjami organów, sankcjami, strajkami, epidemiami, klęskami żywiołowymi.
4. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie usługodawcy rdzeń usługi jest niedostępny łącznie dłużej niż 72 godziny w okresie rozliczeniowym (w wariancie rocznym: w każdym miesiącu liczonym od dnia zapłaty), klient może na wniosek złożony w 14 dni od końca tego okresu (miesiąca) otrzymać obniżenie opłaty abonamentowej proporcjonalne do czasu niedostępności ponad 72 godziny (w wariancie rocznym liczone od 1/12 opłaty rocznej). Jest to jedyne uprawnienie klienta z tytułu niedostępności.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Łączna odpowiedzialność usługodawcy wobec klienta z tytułu umowy i z innych tytułów związanych z usługą, za wszystkie zdarzenia w danym roku umowy, jest ograniczona do sumy opłat abonamentowych (bez opłaty wdrożeniowej i dopłat) zapłaconych przez klienta za 3 miesiące poprzedzające zdarzenie (w wariancie rocznym: 3/12 opłaty rocznej).
2. Nie odpowiadamy za: utracone korzyści i szkody pośrednie; skutki decyzji klienta podjętych na podstawie wyników usługi lub asystenta; błędy, pominięcia i treści wygenerowane przez modele AI; działania, zaniechania, ceny i dostępność dostawców zewnętrznych oraz usług podłączonych przez klienta; utratę danych spowodowaną działaniem klienta lub użytkowników, brakiem własnych kopii albo usunięciem po zakończeniu umowy; skutki udostępnienia PIN-ów, numerów i dostępów; kary, roszczenia i sankcje nałożone na klienta przez osoby trzecie lub organy w związku z jego danymi, wysyłkami, nagraniami lub sposobem użycia usługi; przerwy w dostępności; treści wprowadzone przez klienta i użytkowników.
3. Ograniczenia z ust. 1 i 2 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można ograniczyć.
4. Usługa jest narzędziem pomocniczym. Nie gwarantujemy, że nadaje się do prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych, ewidencji czasu pracy ani innej dokumentacji wymaganej prawem; za prowadzenie takiej dokumentacji odpowiada klient.
5. Klient zwalnia usługodawcę z odpowiedzialności i pokrywa uzasadnione koszty (w tym koszty obrony i pomocy prawnej) z tytułu roszczeń osób trzecich i postępowań organów, które wynikają z danych i treści wprowadzonych przez klienta lub jego użytkowników, z wysyłek, nagrań i poleceń wydanych asystentowi, z naruszenia przez klienta prawa (w tym przepisów o ochronie danych, komunikacji elektronicznej i prawa pracy) albo regulaminu.
6. Klient zgłasza nieprawidłowości w usłudze niezwłocznie, nie później niż w 30 dni od ich wykrycia, podając dane pozwalające je odtworzyć.

§ 10. Własność intelektualna, know-how, referencje

1. Platforma, jej kod, układ, teksty, grafiki, szablony, procesy, instrukcje dla modeli, konfiguracje i dokumentacja są własnością usługodawcy lub jego licencjodawców. Klient otrzymuje na czas umowy niewyłączną, nieprzenoszalną, nieodpłatną ponad abonament licencję na korzystanie z usługi przez swoich użytkowników, wyłącznie na potrzeby własnej firmy. Licencja wygasa z końcem umowy.
2. Dane wprowadzone przez klienta pozostają własnością klienta. Klient udziela usługodawcy prawa do ich przetwarzania w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi, wykonywania kopii i eksportu.
3. Wyniki wygenerowane przez funkcje AI klient może wykorzystywać w swojej działalności; usługodawca nie rości sobie do nich praw, ale nie gwarantuje, że są oryginalne, wolne od błędów ani że nie naruszają praw osób trzecich.
4. Procesy, zasady firmy, szablony i konfiguracje przygotowane w ramach wdrożenia klient wykorzystuje w usłudze przez czas umowy. Usługodawca zachowuje prawo do ponownego wykorzystania rozwiązań, struktur i know-how (bez danych klienta i bez informacji poufnych) u innych klientów.
5. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane o użyciu usługi (statystyki, wydajność, koszty, typowe błędy) do jej rozwoju, wyceny i prezentacji, bez ograniczeń czasowych.
6. Uwagi, pomysły i propozycje klienta dotyczące usługi usługodawca może wykorzystywać bez wynagrodzenia i bez obowiązku wskazania autora.
7. Usługodawca może wskazywać nazwę i logo klienta jako referencję (bez ujawniania danych i szczegółów współpracy). Klient może w każdej chwili sprzeciwić się e-mailem; sprzeciw wykonujemy w 14 dni.

§ 11. Poufność

1. Strony zachowują w poufności informacje o drugiej stronie, które nie są publicznie dostępne (w tym warunki indywidualne, dane firmy, sposób działania usługi), przez czas umowy i 3 lata po jej zakończeniu.
2. Wolno ujawniać informacje, gdy wymaga tego prawo lub organ, oraz doradcom, pracownikom i dostawcom związanym poufalnością w zakresie potrzebnym do wykonania umowy. Usługodawca może przekazać dane organom na żądanie zgodne z prawem, informując klienta, jeśli prawo na to pozwala.

§ 12. Dane osobowe i bezpieczeństwo

1. W zakresie danych, które klient wprowadza do usługi (dane pracowników, kontrahentów, treści wiadomości, nagrania rozmów, zdjęcia, dokumenty), usługodawca jest podmiotem przetwarzającym, a klient administratorem. Zasady określa umowa powierzenia (załącznik 2), zawierana z chwilą zawarcia umowy o usługę. Lista podmiotów, którym usługodawca podpowierza dane (w tym poza EOG), jest jej częścią; klient ją akceptuje.
2. W zakresie danych osoby zamawiającej, danych do faktur, komunikacji i dziennika logowań usługodawca jest administratorem; zasady opisuje polityka prywatności.
3. Dane są przesyłane szyfrowanym połączeniem, klucze i hasła do integracji są szyfrowane, PIN-y przechowywane w postaci skrótu, każda firma ma osobne, odizolowane konto, a dostęp administracyjny usługodawcy jest zabezpieczony hasłem i kodem jednorazowym i rejestrowany. Nie sprzedajemy danych klientów i nie wykorzystujemy ich do uczenia modeli innych podmiotów.

§ 13. Czas trwania, rezygnacja, gwarancja, zakończenie

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony z miesięcznym albo — w wariancie rocznym (§ 4 ust. 10) — rocznym okresem rozliczeniowym. Klient może zrezygnować w każdej chwili w aplikacji lub e-mailem, ze skutkiem na koniec bieżącego opłaconego okresu (miesiąca albo roku). Nie ma okresu wypowiedzenia ani kary umownej (z zastrzeżeniem § 4 ust. 7); opłacony okres nie podlega zwrotowi poza gwarancją z ust. 2.
2. Gwarancja zwrotu pierwszej raty. Klient niezadowolony z usługi może zażądać zwrotu opłaty za pierwszy miesiąc abonamentu, wysyłając wiadomość „ZWROT” e-mailem lub przez WhatsApp w terminie 30 dni od pierwszej płatności abonamentu (dla pierwszych 10 firm: 60 dni). Warunkiem jest faktyczne korzystanie z usługi w tym czasie: wprowadzony zespół i co najmniej 5 wysłanych planów, 5 rozliczeń albo 20 pytań do pamięci firmy. Gwarancja obejmuje wyłącznie pierwszą ratę abonamentu (nie obejmuje opłaty wdrożeniowej, dodatków, dopłat, pakietów ani prac dodatkowych) i przysługuje raz na firmę (NIP). Zwrot wykonujemy w 5 dni roboczych tą samą drogą, którą wpłynęła płatność; konto przechodzi w tryb odczytu, a dane są dostępne do eksportu przez 30 dni. W wariancie rocznym gwarancja obejmuje opłatę roczną pomniejszoną o cennikową opłatę wdrożeniową danego planu (500 zł albo 3 000 zł netto), bo wdrożenie zostało wykonane.
3. Wypowiedzenie przez usługodawcę. Możemy wypowiedzieć umowę: (a) bez podania przyczyny z 30-dniowym uprzedzeniem, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, zwracając niewykorzystaną część opłaty za okresy opłacone z góry; (b) ze skutkiem natychmiastowym, gdy klient narusza regulamin lub prawo, zalega z płatnością ponad 30 dni, wprowadza treści bezprawne, zagraża bezpieczeństwu usługi lub innych klientów, gdy żąda tego organ, gdy wobec klienta otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość, albo gdy świadczenie usługi stało się niemożliwe z powodu działań dostawców zewnętrznych lub zmian prawa. W przypadkach zawinionych przez klienta opłaty nie podlegają zwrotowi; w przypadku niemożliwości świadczenia zwracamy niewykorzystaną część opłaty za bieżący okres.
4. Po zakończeniu umowy klient może w ciągu 30 dni zażądać eksportu danych (Excel, PDF, archiwum zdjęć); eksport przygotowujemy do 7 dni roboczych. Po 90 dniach od zakończenia umowy dane usuwamy; z kopii zapasowych znikają w ciągu kolejnych 35 dni. Możemy zachować dane potrzebne do rozliczeń, wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń przez czas ich przedawnienia.

§ 14. Zmiany regulaminu i cennika, cesja

1. Możemy zmienić regulamin, cennik, umowę powierzenia i politykę prywatności z ważnych przyczyn, w szczególności: wzrost kosztów dostawców zewnętrznych, hostingu, telekomunikacji lub kursów walut; zmiana przepisów lub ich wykładni, orzeczenia i decyzje organów; zmiana zakresu, funkcji lub sposobu działania usługi (dodanie, zmiana lub wycofanie funkcji, kanałów i dostawców); względy bezpieczeństwa; poprawa jasności lub usunięcie błędów; zmiana formy prawnej, danych lub organizacji usługodawcy.
2. O zmianie informujemy w aplikacji i e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie. Zmiany wymuszone przepisami, decyzjami organów lub działaniami dostawców zewnętrznych, zmiany wyłącznie na korzyść klienta oraz zmiany wymienione w § 5 ust. 2 i 4 mogą wejść w życie natychmiast. Zmiana ceny nie obejmuje już opłaconego okresu.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować ze skutkiem na koniec bieżącego okresu. Brak rezygnacji do dnia wejścia zmian w życie albo korzystanie z usługi po tym dniu oznacza akceptację.
4. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki z umowy na podmiot powiązany lub następcę prawnego (w tym spółkę utworzoną w celu prowadzenia usługi) za powiadomieniem klienta; klient może przenieść umowę tylko za zgodą usługodawcy.

§ 15. Reklamacje, komunikacja, prawo i sąd

1. Reklamacje przyjmujemy e-mailem na kontakt@kierownik.ai. Odpowiadamy w ciągu 14 dni. Reklamacja powinna zawierać nazwę firmy, opis problemu i datę zdarzenia.
2. Komunikacja odbywa się przez adres e-mail podany przez klienta, aplikację i WhatsApp. Wiadomość wysłaną na podany adres lub numer uważa się za doręczoną w dniu wysłania. Klient aktualizuje swoje dane kontaktowe; skutki braku aktualizacji obciążają klienta.
3. Umowa podlega prawu polskiemu. Językiem umowy jest język polski. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby usługodawcy.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis lub postanowienie najbliższe jego celowi.
5. Załączniki: 1 — cennik i limity na dzień tej wersji (poniżej); 2 — umowa powierzenia danych; polityka prywatności — osobna strona.

Załącznik 1. Cennik i limity (stan na 4 października 2026 r.)

Aktualny cennik znajduje się na stronie kierownik.ai; w razie różnic obowiązuje cennik na stronie z dnia zamówienia.